Szkolenia językowe finansowane z KFS – zasady, kwalifikowalność i proces

Szkolenia językowe finansowane z KFS – zasady, kwalifikowalność i proces

Chcesz jako pracodawca zainwestować w lepszą komunikację zawodową, bezpieczeństwo, współpracę lub integrację pracowników?
Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) umożliwia sfinansowanie znacznej części kosztów profesjonalnych szkoleń językowych bezpośrednio związanych z wykonywaną pracą.

Jako coLanguage Institute specjalizujemy się w profesjonalnych szkoleniach językowych dla firm i instytucji – stacjonarnie w wielu miastach w Polsce oraz online. Od lat realizujemy projekty szkoleniowe finansowane z KFS, współpracując z działami HR, kadrą zarządzającą oraz Powiatowymi Urzędami Pracy. Szkolenia prowadzone są przez certyfikowanych i doświadczonych lektorów, a cały proces jest projektowany z myślą o zgodności formalnej, mierzalnych efektach i bezpieczeństwie podczas ewentualnych kontroli.

Na tej stronie znajdziesz praktyczne i kompletne informacje dla działów HR oraz właścicieli firm:
kiedy szkolenia językowe kwalifikują się do KFS, jakie koszty mogą zostać sfinansowane, jak wygląda proces oraz jaka dokumentacja jest wymagana.
Dopiero w dalszej części wyjaśniamy, w jaki sposób nasze programy językowe mogą wspierać szkolenia finansowane z KFS.

Czym jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS)?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to publiczny fundusz przeznaczony na kształcenie ustawiczne pracowników.
Jego celem jest wspieranie pracodawców w:

• dostosowywaniu kompetencji pracowników do aktualnych i przyszłych wymagań stanowisk,
• reagowaniu na zmiany na rynku pracy,
• zapobieganiu dezaktualizacji kwalifikacji i utracie zatrudnienia.

KFS nie finansuje szkoleń rozwojowych o charakterze prywatnym.
Szkolenie musi być bezpośrednio powiązane z pracą, stanowiskiem lub potrzebami organizacji.

Kiedy szkolenia językowe kwalifikują się do KFS?

Szkolenia językowe mogą być finansowane, jeżeli w sposób jednoznaczny przyczyniają się do:

• skutecznego wykonywania obowiązków zawodowych,
• poprawy bezpieczeństwa, jakości i zgodności z procedurami,
• komunikacji z klientami, pacjentami lub partnerami zagranicznymi,
• współpracy zespołowej,
• integracji pracowników w środowisku wielojęzycznym lub międzynarodowym.

Kluczowe znaczenie ma kontekst zawodowy, jasno określone cele oraz możliwość ewaluacji efektów uczenia się.

Kto może ubiegać się o dofinansowanie z KFS?

O dofinansowanie mogą ubiegać się:

• pracodawcy prowadzący działalność w Polsce, niezależnie od branży,
• mikro-, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa (obowiązują różne poziomy współfinansowania),
• pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę (na czas określony lub nieokreślony).

Wniosek zawsze składa pracodawca, nie pracownik.

Jaką część kosztów można sfinansować?

Ostateczna wysokość dofinansowania zależy od wielkości firmy oraz decyzji właściwego Powiatowego Urzędu Pracy (PUP).

Typowe poziomy dofinansowania

• Mikroprzedsiębiorstwa (do 10 pracowników): do 100% kosztów kwalifikowalnych
• Pozostałe firmy: do 80% kosztów, przy minimum 20% wkładu własnego pracodawcy

Limity roczne ustalane są lokalnie przez PUP i mogą różnić się w zależności od regionu i roku.

Koszty kwalifikowalne mogą obejmować m.in.:

• opłaty za szkolenia,
• egzaminy lub certyfikacje (jeśli są związane z pracą),
• materiały szkoleniowe.

Jakie szkolenia językowe kwalifikują się do KFS?

Kwalifikują się

• szkolenia językowe bezpośrednio powiązane z obowiązkami zawodowymi lub stanowiskiem,
• programy z jasno określonymi celami i efektami uczenia się,
• szkolenia z mierzalnym postępem i ewaluacją,
• programy dostosowane do konkretnej branży lub funkcji (np. obsługa klienta, opieka zdrowotna, role techniczne).

Nie kwalifikują się

• ogólne kursy językowe bez kontekstu zawodowego,
• szkolenia bez jasno określonych celów i oceny efektów,
• platformy wyłącznie samokształceniowe, bez struktury szkoleniowej i nadzoru,
• działania, które nie mogą być jednoznacznie zakwalifikowane jako szkolenie zawodowe.

Jak wygląda typowy proces KFS?

1. Pracodawca określa potrzeby szkoleniowe, stanowiska i grupę docelową.
2. Opracowanie planu szkoleniowego z celami i zakresem.
3. Złożenie wniosku do właściwego PUP.
4. Po uzyskaniu zgody – realizacja szkolenia.
5. Sprawozdania cząstkowe i końcowe wraz z dokumentacją.
6. Rozliczenie dofinansowania zgodnie z wymaganiami PUP.

Dlaczego doświadczenie w projektach KFS ma znaczenie?

Szkolenia finansowane z KFS wymagają nie tylko dobrego programu dydaktycznego, ale również zrozumienia realnych wymogów administracyjnych i kontrolnych.

W coLanguage Institute:

• realizujemy projekty KFS w różnych regionach Polski,
• pracujemy zgodnie z priorytetami KFS ustalanymi corocznie,
• przygotowujemy plany szkoleniowe zgodne z oczekiwaniami PUP,
• zapewniamy pełną dokumentację szkoleniową i rozliczeniową,
• minimalizujemy obciążenie administracyjne działów HR – również po zakończeniu projektu.

Opisane na tej stronie procesy odpowiadają rzeczywistym wymaganiom stosowanym przez Powiatowe Urzędy Pracy.

Nasze wsparcie w szkoleniach językowych zgodnych z KFS

Zapewniamy w pełni KFS-ready podejście, zaprojektowane tak, aby ułatwić zarówno złożenie wniosku, jak i ewentualne kontrole po zakończeniu szkolenia.

Etap 1 — Analiza potrzeb i diagnoza językowa

• określenie grupy docelowej, ról i kontekstu zawodowego,
• konsultacje z HR i kadrą zarządzającą,
• wstępna diagnoza językowa uczestników.

Etap 2 — Plan szkoleniowy

• mierzalne cele szkoleniowe,
• powiązanie z realnymi sytuacjami zawodowymi,
• harmonogram, czas trwania i momenty ewaluacji.

Etap 3 — Szkolenie i monitoring postępów

• indywidualne ścieżki online,
• zadania praktyczne (e-maile, rozmowy, raporty, prezentacje),
• bieżące monitorowanie postępów.

Etap 4 — Zajęcia na żywo

• zajęcia indywidualne lub w małych grupach,
• pełne ukierunkowanie na komunikację zawodową,
• forma online lub stacjonarna.

Etap 5 — Ewaluacja i dokumentacja

• ewaluacje cząstkowe i końcowe,
• raporty z realizacji i osiągniętych efektów,
• komplet dokumentów rozliczeniowych.

Dokumentacja i kontrole po zakończeniu projektu

Jednym z kluczowych wymogów KFS jest możliwość kontroli po zakończeniu projektu.

Przechowujemy pełną dokumentację KFS przez 4–6 lat, zgodnie ze standardami kontrolnymi.
Działy HR mają stały dostęp do kompletnej dokumentacji.

Dokumentacja obejmuje m.in.:

• raporty działań dla każdego uczestnika,
• plan szkoleniowy,
• zestawienia postępów i ewaluacji,
• faktury z jasnym opisem usługi, okresu i uczestników.

Programy językowe dla profesjonalistów i branż regulowanych

Oferujemy szkolenia językowe ukierunkowane na komunikację w pracy, m.in. w językach:

• angielski
• niemiecki
• francuski
• hiszpański
• włoski
• polski

Realizujemy programy m.in. dla:

• zespołów międzynarodowych,
• ochrony zdrowia,
• specjalistów technicznych i inżynierów,
• sprzedaży, obsługi klienta i marketingu,
• produkcji i pracy na hali.

Wszystkie programy są powiązane z konkretnymi stanowiskami, mają jasno określone cele i kończą się udokumentowanymi rezultatami wymaganymi przez KFS.

Przykład realizacji: szkolenia językowe KFS dla zespołu międzynarodowego

Średniej wielkości firma chciała poprawić komunikację zawodową i integrację pracowników zagranicznych.

Wyzwania:

• różne poziomy językowe,
• zgodność z KFS,
• minimalne obciążenie HR.

Rozwiązanie:

• diagnoza językowa,
• plan szkoleniowy per rola,
• połączenie online i zajęć na żywo,
• pełna dokumentacja KFS.

Efekty:

• poprawa komunikacji w pracy,
• lepsza integracja zespołów,
• mierzalny postęp językowy,
• kompletna, audytowalna dokumentacja.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy szkolenia językowe zawsze kwalifikują się do KFS?
Nie. Muszą być wyraźnie związane z pracą i ujęte w planie szkoleniowym.

Czy można łączyć różne poziomy językowe?
Tak, jeśli cele są jasno określone dla każdego uczestnika.

Czy wszyscy pracownicy muszą realizować ten sam program?
Nie. Programy mogą być różne w zależności od roli.

Jak wykazywany jest postęp?
Poprzez diagnozy, ewaluacje i raporty działań.

Jak długo należy przechowywać dokumentację?
Zazwyczaj 4–6 lat, zgodnie z wymogami kontrolnymi.

Informacje organizacyjne

Decyzje dotyczące przyznania środków z KFS są podejmowane lokalnie przez właściwy Powiatowy Urząd Pracy (PUP) i mogą różnić się w zależności od regionu oraz roku.